Im folgenden werden einige praktische Ratschläge genannt, die den Umgang mit den bei Bancomail erworbenen Firmenkontakten betreffen. Diese Leitlinien sollen kein Ersatz für Marketingstrategien sein (hierbei herrschen weitaus komplexere Regeln). Im Vorfeld dieser Phase können sie jedoch nützlich bei der Verwaltung von Kontakten und der Einleitung geschäftlicher Beziehungen mit einem neuen Unternehmen sein.
Der erste Kontakt ist wichtig, da er entscheidend für die spätere Bereitschaft ist, ein angebotenes Produkt näher kennenzulernen. Unsere Regeln beziehen sich hauptsächlich auf diese erste Phase, deren Zweck darin besteht, die Adressenliste zu einer wichtigen Quelle geschäftlichen Wachstums zu machen. |
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Der erste Kontakt
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Wenn Sie erstmalig mit einer Firma per E-mail Kontakt aufnehmen möchten, empfehlen wir, folgende Punkte zu befolgen (auch wenn es diesbezüglich keinerlei Einschränkungen gibt):
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1
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Ihre erste E-mail sollte einen kurz gehaltenen, klar verfassten Text enthalten, in dem Sie den Empfänger über die Tätigkeit Ihrer Firma informieren und den Grund für Ihr Schreiben darlegen: auf diese Weise können Sie die für Ihren Bereich zuständige Person erreichen und die Daten besser zuordnen. |
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2
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Fügen Sie am Ende aller E-mail-Mitteilungen immer Ihren Namen und die wichtigsten Daten (Postadresse, Telefon, Fax, E-mail-Adresse) Ihrer Firma ein (als Absender anonym zu bleiben ist nicht nur unangebracht, sondern in vielen Ländern sogar verboten). |
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3
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Ihr erstes Schreiben sollte des weiteren folgende Informationen enthalten:
• Auf welche Weise wurden die Daten erworben (öffentliche Quelle, Erwerb bei Dritten)
• Verwendung der Daten (Statistik, Marketing, Weitergabe an Dritte etc.)
• Rechte der Firma (Vernichtung, Berichtigung der Daten etc.)
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4
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Weisen Sie bei jeder Mitteilung auf die Möglichkeit der Entfernung der Adressen von Ihren Listen hin (z.B. durch Klicken auf „Entfernen“). |
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5
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Falls Sie eine Internetadresse und aktualisierte Internetseite besitzen, sollte diese in der ersten E-mail angegeben werden, damit der Empfänger die Möglichkeit hat, Ihre Firma näher kennenzulernen und als Geschäftspartner in Betracht zu ziehen. |
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6
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Wenn die Internetseite genaue Informationen über das angebotene Produkt enthält, ist es vorzuziehen, anstatt ausführlicher Erklärungen direkte Links auf die entsprechenden Seiten einzufügen, damit sich der Empfänger bei Interesse selbstständig informieren kann. |
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7
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Bevor Sie Dateien und Dokumentationsmaterial an die E-mail anhängen oder Werbemitteilungen versenden, sollten Sie immer die Zustimmung des Betroffenen einholen. |
Auch wenn die genannten Punkte möglicherweise Ihre Marketing-Aktion zeitlich etwas verzögern, beweisen Sie damit korrektes Verhalten, was sich später mit Sicherheit auszahlen wird. |
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